Döküman, Belge, Evrak Tarama, Dijital Arşivleme ve Servis Büro Hizmetleri

Her türlü döküman, Evrak, Belge, Yazışma, Sözleşme, Fatura, Garanti Belgesi, Başvuru Formları, Müşteri Bilgileri gibi tüm basılı materyellerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması.

Dijital Arşivleme Nedir ?

Rapor, form, evrak, yazışma, sözleşme, fatura, faks, film gibi kağıda basılmış her türlü bilginin tarayıcı cihazlarla taranarak sayısallaştırılması (dijitalleştirme) ve bilgisayar sistemlerine istenilen dosya formatında kaydedilmesidir. Dijital arşivleme konusunda PDF dosya biçimi aranabilirlik, küçük dosya boyutları ve dönüştürülebilirlik açısından en çok tercih edilen dosya biçimi olmuştur. Bunun yanında dijital arşivlerin verimli kullanılabilmesi açısından geliştirilen Döküman Yönetim Yazılımlarıda genellikle pdf dosya biçimini şifreleyerek kullanmaktadır.

Dijital Arşivleme ne kazandırır ?

Dijital arşivleme işlemi sonucunda fiziksel arşivlerdeki dökümanlar sunuculara kaydedilerek firma veya kuruluşlara aşağıdaki konularda zamandan ve finansal açılardan tasarruf sağlayacaktır.

• Aranılan bilgi, evrak veya dökümana doğru ve anlık erişim sağlanarak tarama ihtiyacı olmadan anlık olarak kullanılabilmesi veya iletilebilmesi.
• Ofis içi ve ofis dışından dijital arşivdeki dökümanlara VPN veya Web Tabanlı Döküman Yönetim sistemleri sayesinde erişim imkanı.
• Dijital dökümanlara gruplandırma ve yetkilendirme yapılarak evrakların yetkisiz çalışanlara ve yetkisiz diğer kişilerin ellerine geçmesine karşı güvenliğinin sağlanması ve yanlışlıkla silinmesinin önüne geçilebilmesi.
• Dijital arşivleme yapılan ve saklama zorunluluğu olmayan evrakların imha edilerek yer tasarrufu sağlanması.
• Fiziksel ofis taşınma durumlarında döküman arşivinin taşınma giderinin olmaması.
• Dijital arşivin disaster recovery planına dahil edilerek ister bulut ortamında isterse başka bir lokasyonda yedeklenerek yangın, sel, deprem gibi doğal afet veya meydana gelebilecek diğer olaylarda veri kaybının önlenebilmesi.
• Aynı anda birden fazla çalışanın aynı evraklara ulaşabilmesi sayesinde ekip çalışmasına uygun olması.

Dijital arşivleme işlemi yukarıda listelenmiş avantajları sayesinde kısa sürede yatırım maliyetinin amortismanını sağlamaktadır ve dolaylı yollardan üretim ve verimliliğe olumlu yönde etki etmektedir.

Dökümanları Nasıl Tarıyoruz ?

Dökümanlarınızın dijital ortama aktarıldıktan sonra saklanacak ortam, dökümanların indekslenmesi için gerekli yazılım ve araçlara karşılıklı olarak karar verdikten sonra arşiviniz incelenir ve klasörler gruplara ayrılarak tasnif edilir. Klasör içerisindeki tüm dökümanlar gruplar halinde çıkartılarak ataç ve zımbalardan arındırılarak boyut, kağıt cinsi, döküman cinsi gibi özellikler değerlendirilerek uygun cihazlarda taranır ve dosya boyutları ve kalitesi açısından optimize edilerek istenilen dosya biçimine dönüştürülür ve istenilen anahtar kelimeler ile indekslenerek arşivleme yapılır.

Dijital Arşivlemenin Avantajları

Dökümanlara Erişim Zamanından Tasarruf

Taranarak sayısallaştırılmış dökümanlar, resmi evraklar, belgeler ve diğer bilgi kaynakları veri tabanı veya dosya sunucularına sayısal dosyalar olarak aktarıldıktan sonra dosyalara ister index alanlarına göre isterse dosyalarda kelime veya kelime grupları bazında aramalar yapılarak hızlı erişim imkanı sağlamaktadır. Bu dosyalar saniyeler içerisinde mail eki olarak eklenerek iletilebilmekte veya içerisinden kopyalama yapıştırma yöntemiyle alıntılar yapılabilmektedir. Dökümanlara erişim hızının artması sayesinde kullanıcılar zamanlarını daha etkin kullanarak verimliliğin artmasına yardımcı olmaktadırlar.

Döküman Depolama Alanından Tasarruf

Saklanma zorunluluğu olan veya firmaların geçmişini barındıran tüm evrakların muhafaza edilmesi için evrak arşivi gibi fiziksel bir alan gerekmektedir. Bu alanlar seneler geçtikçe ve evraklar çoğaldıkça sorun haline gelmektedir. Kemirgenler, nem, su basmaları gibi ortam koşullarıda evrak arşivlerini tehdit eden bazı etkenlerdir. Dijital arşive geçen firmalar hem bu tehditlerden kurtularak ortaya çıkan bu alanları ofis, rekreasyon vb. amaçlarla kullanarak tasarruf veya çalışanlarına motivasyon sağlamaktadırlar.

İnternetten Ofisinizdeki Dökümanlara Erişim İmkanı

Dijital dosyalara internet üzerinden VPN, uzak masaüstü bağlantılarla veya web tabanlı programlarla ya da döküman yönetim programlarıyla güvenli bir şekilde erişilebilmektedir. Gelişen dosya sıkıştırma teknolojileri ve internet hızları ile birlikte binlerce sayfa tek bir dosya olarak saniyeler içerisinde dünyanın her tarafından açılabilir hale gelmiştir.

Döküman Arşivindeki Dosyaların Ticari Programlarla Entegrasyonu

Döküman arşivlerindeki dosyalar ERP, MRP, CRM gibi ticari programlara kayıt bazında eklenerek kayıtlar üzerinden bu dosyalara erişim imkanı sağlanabilmektedir.

Dökümanlardaki Verilerin Güvenliği

Fiziksel olarak depolanan dökümanlar, resmi evraklar ve diğer basılı bilgi kaynakları ne kadar iyi korunursa korunsun belli bir zaman sonra yetkisiz kişilerin eline geçebilmekte kaybolabilmekte veya zamana yenik düşerek okunamaz veya kullanılamaz hale gelebilmektedir. Faks kağıtları gibi termal kağıtlara basılmış dökümanlar ise 1 – 2 sene sonunda tamamen yok olmaktadır. Dijital dökümanlar ise gerekli önlemler alındığı taktirde gerekli olduğu sürece saklanabilmektedir. İşletim sistemleri veya Döküman Yönetim Programları sayesinde gruplandırma ve yetkilendirme yapılarak yetkisiz kişilerin eline geçmeside önlenebilmektedir.

Sınırsız Döküman Muhafaza İmkanı

Gelişen sayısal depolama ve dosya sıkıştırma teknolojileri sayesinde şirketlerin yüzlerce metrekarelik alanlarda sakladıkları tüm dökümanları gömlek cebine sığan taşınabilir disklere dahi sığabilmektedir. Dijital arşiv depolama alanının arttırılması veya başka bir ortama taşınmasıda oldukça kolay ve düşük maliyetlidir. Bu verilerin saklandığı ortamlar için gerekli önlemler alındığı taktirde sınırsız olarak saklanmaları mümkündür.

Sel ve Yangın gibi Felaketlerden Kurtarma

Firmalar veya kurumlar Disaster Recovery (Felaketten Kurtarma) planlarına dijital arşivlerini de dahil ederek. Çalışma ortamlarında meydana gelebilecek deprem, su basması, yangın, hırsızlık, patlama gibi felaket durumları, fiziksel döküman arşivlerinin çok büyük zararlar görmesine veya tamamen yok olmasına neden olabilmektedir. Dijital arşivlerde, veriler periyodik olarak farklı ortamlara aktarılarak veya yedeklenerek çalışma ortamında oluşabilecek bu tarz felaketlerden korunabilmektedir.

Döküman Arşivlerinin Geri Dönüşümü

Dijital arşive geçen firmalar saklanma zorunluluğu olmayan dökümanlarını geri dönüşüme aktararak çevre koruma misyonuna katkıda bulunabilmektedirler.