Arşiv Dijitalleştirme -Evrak Tarama
Arşiv Dijitalleştirme -Evrak Tarama
Arşiv Dijitalleştirme -Evrak Tarama
Her türlü belge ve evrakın dijital ortama aktarılması sayesinde fiziksel evrak yükü ortadan kalkar, belgelere hızlı ve güvenli erişim sağlanır. Dijitalleştirme, veri güvenliğini artırır, arama ve paylaşım işlemlerini kolaylaştırır. Bu sayede işletmeler, bireyler ve kurumlar için modern, sürdürülebilir bir dijital arşiv sistemi oluşturulur.
Dijital Arşivleme Hizmetleri
Evrak Dijitalleştirme Nedir?
Rapor, form, evrak, yazışma, sözleşme, fatura, faks, film gibi kağıda basılmış her türlü bilginin tarayıcı cihazlarla taranarak sayısallaştırılması (dijitalleştirme) ve bilgisayar sistemlerine istenilen dosya formatında kaydedilmesidir. Dijital arşivleme konusunda PDF dosya biçimi aranabilirlik, küçük dosya boyutları ve dönüştürülebilirlik açısından en çok tercih edilen dosya biçimi olmuştur. Bunun yanında dijital arşivlerin verimli kullanılabilmesi açısından geliştirilen Döküman Yönetim Yazılımlarıda genellikle pdf dosya biçimini şifreleyerek kullanmaktadır.
Her türlü evrak ve belgenin taranarak dijital ortama aktarılmasıyla fiziksel arşiv ihtiyacı ortadan kalkar, belgelere hızlı ve güvenli erişim sağlanır.
Avantajları:
Zaman ve yer tasarrufu
Uzaktan erişim imkanı (VPN/web tabanlı sistemler)
Güvenli veri yönetimi ve yetkilendirme
Felaket durumlarına karşı yedekleme
Geri dönüşümle çevreye katkı
Dijital Arşivleme ve Evrak Tarama Hizmetleri
Zamandan ve Alandan Tasarruf
Dijital arşiv sayesinde fiziksel dosya arşivine ihtiyaç kalmaz. Belgeler saniyeler içinde bulunabilir ve iletilebilir. Arşiv alanları ofis, depo veya farklı amaçlar için kullanılabilir hale gelir.
Her Yerden Erişim İmkanı
İnternet, VPN, uzaktan masaüstü veya web tabanlı programlarla belgeler ofis dışında da güvenli şekilde erişilebilir olur. Bu durum özellikle mobil ya da çok şubeli çalışma ortamları için büyük kolaylık sağlar.
Veri Güvenliği ve Yetkilendirme
Belgeler dijital ortamda şifrelenebilir, yetkili kişilere özel erişim tanımlanabilir. Bu sayede bilgiye sadece yetkili kişiler ulaşabilir; kaybolma veya yanlışlıkla silinme gibi riskler minimize edilir.
Felaket Durumlarına Karşı Koruma (Disaster Recovery)
Yangın, sel, deprem gibi afetlerde fiziksel arşivler yok olabilir. Dijital arşivler ise bulut veya farklı lokasyonlara yedeklenerek veri kaybı önlenir.
Ticari Yazılımlarla Entegrasyon ve Sınırsız Saklama
Dijital belgeler, ERP, CRM gibi programlarla entegre edilerek kayıtlar üzerinden erişilebilir. Gelişmiş sıkıştırma teknolojileri sayesinde büyük veri arşivleri taşınabilir disklere bile sığabilir ve uzun yıllar saklanabilir.
Geri Dönüşüm ve Hizmet Koşulları
Dijitale geçen belgeler, fiziksel ortamda saklama zorunluluğu olmayan evraklar geri dönüşüme kazandırılarak çevre dostu çözümler sunar.
Dökümanları Nasıl Tarıyoruz ?
Saklama ortamı, dosya formatı ve indeksleme yöntemi gibi konular müşterimizle birlikte belirlenir.
Mevcut arşiv detaylıca incelenir, klasörler içeriklerine göre gruplara ayrılır ve düzenlenir.
Tüm belgeler klasörlerden çıkarılır, zımba ve ataçlardan arındırılır; zarar görmemeleri için dikkatle ayrıştırılır.
Belge boyutu, kağıt cinsi ve doküman türü değerlendirilerek en uygun tarayıcı cihaz seçilir.
Taranan belgeler kalite ve boyut açısından optimize edilir; gereksiz büyüklükler küçültülür, netlik korunur.
Belgeler PDF gibi tercih edilen dijital dosya formatlarına dönüştürülür.
Belgeler, istenilen anahtar kelimelerle etiketlenerek kolay erişim için dijital arşive kaydedilir.