DİJİTAL ARŞİVLEME
Dijital Arşivleme Nedir?
Dijital arşivleme, kağıda basılmış her türlü bilginin (rapor, form, evrak, yazışma, sözleşme, fatura, faks, film vb.) tarayıcı cihazlarla taranarak sayısallaştırılması (dijitalleştirilmesi) ve bilgisayar sistemlerine belirli dosya formatlarında kaydedilmesidir. Dijital arşivleme sürecinde en yaygın kullanılan dosya formatı ise PDF’dır. PDF dosyaları, aranabilirlik, küçük dosya boyutları ve kolayca dönüştürülebilirlik özellikleriyle tercih edilmektedir. Dijital arşivlerin verimli kullanımı için geliştirilmiş Döküman Yönetim Yazılımları da genellikle PDF formatını şifreleyerek kullanmaktadır.
Dijital arşivleme işlemi, şirketlere ve kurumlara birçok avantaj sağlar. Fiziksel arşivlerin yerini dijital arşivler aldığında, aşağıdaki faydaları sağlar:
1. Hızlı ve Anlık Erişim
Aranılan bilgi, evrak veya dökümanlara doğru ve anında erişim sağlanır. Tarama ihtiyacı olmadan dijital arşivlerden bilgilerin anlık olarak kullanılabilmesi veya iletilebilmesi mümkündür.
2. Ofis İçi ve Dışı Erişim
Dijital arşivlere VPN veya web tabanlı doküman yönetim sistemleriyle her yerden erişim sağlanabilir. Bu, ofis içi ve dışı çalışanlar için büyük kolaylık sağlar.
3. Güvenlik ve Yetkilendirme
Dijital dökümanlara gruplandırma ve yetkilendirme yapılabilir, böylece evrakların yetkisiz kişilerin eline geçmesi ve yanlışlıkla silinmesi önlenebilir.
4. Yer Tasarrufu
Dijital arşivleme, saklama zorunluluğu olmayan fiziksel belgelerin imha edilmesine olanak tanır, bu sayede ofiste önemli yer tasarrufu sağlanır.
5. Fiziksel Arşiv Taşıma Maliyetlerinden Tasarruf
Ofis taşınması durumunda, döküman arşivlerinin taşınma maliyetinden kurtulursunuz. Dijital arşivleme sayesinde sadece verilerin dijital ortamda taşınması yeterlidir.
6. Felaket Kurtarma (Disaster Recovery)
Dijital arşivler, felaket kurtarma planlarına dahil edilerek, doğal afetler gibi durumlarda veri kaybı önlenebilir. Veriler bulut ortamına ya da farklı lokasyonlara yedeklenebilir.
7. Ekip Çalışmasına Uygunluk
Aynı anda birden fazla çalışan aynı dokümanlara ulaşabilir. Bu da ekip çalışmasını daha verimli hale getirir.
Dijital Arşivleme Nasıl Yapılır?
Dijital arşivleme süreci, dökümanların dijital ortama aktarıldıktan sonra saklanacak ortamın belirlenmesi ile başlar. Dökümanlar indekslenmesi ve gruplandırılması için gerekli yazılım ve araçlarla tasnif edilir. Klasörler, döküman türüne göre ayrılır ve tüm evraklar ataç ve zımbalardan arındırılarak taranır. Tarama işlemi sonrası dosya boyutları optimize edilerek istenilen dosya formatına dönüştürülür. Ardından, dökümanlar anahtar kelimeler ile indekslenir ve dijital arşivde saklanır.
Dijital Arşivlemenin Avantajları
1. Dökümanlara Hızlı Erişim
Dijitalleştirilen dökümanlar, veritabanı veya dosya sunucularına aktarılır. Bu dökümanlara, kelime ya da anahtar kelimelerle yapılan aramalarla saniyeler içinde ulaşılabilir. Bu, zaman tasarrufu sağlayarak verimliliği artırır.
2. Fiziksel Arşiv Alanından Tasarruf
Dijital arşivleme, ofiste gereksiz alan kullanımını engeller. Ayrıca, fiziki arşivlerin kemirgenler, nem ve su baskını gibi etkenlerden etkilenme riski ortadan kalkar.
3. İnternetten Ofisinizdeki Dökümanlara Erişim
Dijital dökümanlara internet üzerinden VPN, uzak masaüstü bağlantısı veya web tabanlı döküman yönetim sistemleriyle güvenli bir şekilde erişilebilir. Bu, dökümanlara her yerden kolayca ulaşılabilmesini sağlar.
4. Ticari Programlarla Entegrasyon
Dijital dökümanlar, ERP, MRP, CRM gibi ticari programlara entegre edilerek, kayıt bazında bu dosyalara erişim sağlanabilir.
5. Veri Güvenliği
Fiziksel evraklar, zamanla kaybolabilir, yok olabilir veya okunamaz hale gelebilir. Ancak dijital dökümanlar, gerekli önlemler alındığı takdirde uzun süre güvenli bir şekilde saklanabilir. Ayrıca, dijital dökümanlar için yetkilendirme yapılarak güvenlik sağlanabilir.
6. Sınırsız Döküman Muhafaza İmkanı
Dijital arşivleme, verilerin sınırsız bir şekilde saklanabilmesini sağlar. Gelişen sayısal depolama ve dosya sıkıştırma teknolojileri ile yüzlerce metrekarelik alanda saklanan dökümanlar, küçük bir depolama cihazına sığabilir.
7. Felaketlerden Kurtarma (Disaster Recovery)
Dijital arşivler, felaket kurtarma planlarına dahil edilerek doğal afetler, yangın, su basması gibi durumlara karşı güvence sağlar. Dijital arşivlerin yedeklenmesi, bu tarz felaketlere karşı güvence sağlar.
8. Çevre Dostu
Dijital arşivleme, fiziksel belgelerin geri dönüşüme kazandırılmasına olanak tanır. Bu sayede çevreye duyarlı bir çalışma ortamı oluşturulabilir.
Dijital Arşivleme Hizmeti
DepoCube olarak, dijital arşivleme hizmeti sunuyoruz. Eşyalarınızın ve evraklarınızın dijital ortamda güvenle saklanmasını sağlıyoruz. Dijital arşivleme, veri güvenliği, hızlı erişim, yer tasarrufu gibi avantajlarla işletmenizin verimliliğini artırır.
Dijital arşivleme hizmetlerimiz hakkında daha fazla bilgi almak için www.depocube.com.tr web sitemizi ziyaret edebilir ya da bizimle iletişime geçebilirsiniz.
İletişim:
- Telefon: 0232 700 2823
- E-posta: info@depocube.com.tr
